Lẽ ra mình sẽ viết về nghề này cuối cùng nhưng có nhiều anh em yêu cầu quá nên mình sẽ ưu tiên lên trước nhé. Tuy nhiên chủ đề này có thể gây tranh cãi thế nên anh em hãy trên tinh thần trao đổi xây dựng nhé.
Trang CNN Business dẫn một mô hình khả năng của công ty nghiên cứu kinh tế Ned Davis Research nói rằng ở thời điểm hiện tại, khả năng kinh tế toàn cầu rơi vào một cuộc suy thoái là 98,1%. Rõ ràng nó không còn là câu chuyện trà đá nữa rồi. Những ai đã từng trải qua năm 2008 thì có lẽ đã rất thấm, và có lẽ không ai thấm và vất vả bằng thế hệ 8x, sinh ra trong gian khó mà cũng phải trải qua biết bao nhiêu gian khó. Những anh em nào có 1 đứa con thì còn đỡ, có từ 2 đứa trở lên thì đúng là chỉ lo kiếm ăn thôi đã cảm thấy khó thở rồi, còn 3 đứa thì mình tin là áp lực còn khủng khiếp hơn nữa. Có vẻ chính vì thế mà anh em cũng muốn nghe về tương lai của mình 1 cách khách quan hơn đúng không?
Qua đọc báo thì anh em cũng có thể thấy một số hiện tượng như công ty S cắt giảm chế độ, công ty T cắt giảm nhân sự, công ty H cắt giảm hay tạm ngừng phát triển các sản phẩm mới, thu hẹp và tập trung vào các sản phẩm đang mang lại lợi nhuận mà thôi. Nói tóm lại trong thời kỳ suy thoái, nhu cầu về lao động sẽ giảm và cái gì không quan trọng thì doanh nghiệp sẽ cắt giảm đi. Vậy thì PM có quan trọng không? Và nếu quan trọng thì nó quan trọng đến đâu?
Có lẽ khi quyết định từ bỏ code và chuyển sang làm PM thì anh em đã phải đắn đo rất nhiều. Với cá nhân mình thì dự án nào cũng cần thiết phải có PM, giống như 1 giàn nhạc giao hưởng lúc nào cũng phải cần có nhạc trưởng. Nhưng cũng phải định nghĩa thế nào là dự án. Ở trong các công ty sản phẩm, khi nói đến dự án thì thưởng nói đến 1 chỉnh thể bao gồm cả đội kinh doanh, đội phát triển và các ban bệ liên quan (quản lý cấp cao hơn, khách hàng, nhà đầu tư) chính vì vậy mà số lượng PM trong 1 công ty sản phẩm chưa chắc đã nhiều, ví dụ như mình đã trải qua thì có khi 1 PM còn quản lý mấy dự án, mấy chục con người 1 lúc là chuyện bình thường. Đối với các công ty outsource thì nhiều khi anh em còn không cảm nhận được mình đang là PM, anh em chỉ cảm giác mình giống như 1 cầu nối giữa khách hàng và đội Dev mà thôi, nó thiếu đi những hoạt động rất quan trọng, điều này ít nhiều cũng gây hoang mang trong định hướng nghề nghiệp của anh em.
Trở lại với thế giới hiện tại, với 721,700 Professional Scrum certifications đã được cấp giúp cho Agile-Scrum đang dần trở thành framework phổ biến nhất thế giới. Với dev mà nói thì đây là điểm lợi rất lớn khi vai trò của họ trở nên lớn nhất và quan trọng nhất, nhưng với PM thì sao? Thoạt nhiên không thấy có bất kỳ role PM nào khi anh em tham gia vào 1 dự án đang chạy scrum đúng không? Chỉ có Dev, Scrum Master và Product Owner mà thôi. Điều đó có nghĩa rằng khi Dev đã take ownership được công việc của mình thì sự cần thiết của 1 PM sẽ giảm đi rất nhiều. Các doanh nghiệp cũng rất thích áp dụng scrum bởi vì nếu thành công thì trong thời buổi chi phí cho Dev gấp 3, 5 lần thế này thì cắt giảm được các vị trí khác mà vẫn đảm bảo được chất lượng thì là điều tuyệt vời nhất rồi, suy cho cùng với doanh nghiệp thì lợi nhuận là ưu tiên số 1.
Anh em học quản lý dự án thì đều biết đến tam giác phạm vi: Thời Gian, Chất Lượng và Nguồn Lực rồi đúng không? Thời Gian thì ai cũng muốn dự án xong nhanh nhất rồi, Chất lượng thì ai cũng muốn tốt nhất rồi. Vậy nên chỉ còn cách là chuyển đổi nguồn lực từ nhiều sang ít, từ nhiều cấp bậc sang phẳng 1 hàng, để giảm thiểu chi phí và thời gian trao đổi. Chính vì thế mà loại hình outsource theo kiểu Body Shopping (tức là thuê 1 người làm giống như 1 nhân sự trong công ty luôn) hay freelancer ngày nay cũng rất phổ biến và loại hình này không cần đến PM. Nếu thực sự khách hàng không quan tâm nhiều đến cơ cấu nhân sự và không trả chi phí cho vị trí gọi là PM thì doanh nghiệp rất dễ là tuỳ biến vị trí này theo hướng tiết kiệm nhất, bởi vì với các dự án outsource nếu sử dụng quá 25% của hợp đồng để phát triển thì đội kinh doanh sẽ gặp cực kỳ nhiều áp lực và có thể coi đó là thất bại.
Đến đây dài quá rồi, nói tóm lại với cá nhân mình thì PM là một công việc khó khăn và sự thay đổi không ngừng của ngành công nghệ này cũng làm thay đổi luôn vai trò của PM, nó vẫn quan trọng với các dự án sản phẩm hay các dự án lớn nhưng bớt quan trọng hoặc không cần thiết với các dự án nhỏ. Vậy nên mức lương cho PM có thể cao nhưng công việc chưa chắc đã nhiều và anh em cần phải tìm hiểu rất kỹ trước khi muốn bỏ code sang ngạch PM nhé.
 
Tất nhiên là khó hơn Dev!
 
Rõ ràng khi bước 1 chân ra khỏi thế giới lập trình, thế giới kỹ thuật thì 1 + 1 sẽ thường không phải bằng 2 nữa, mọi thứ bây giờ trở đều trở thành biến số mà chúng ta vẫn thường gọi nó là rủi ro, chính vì những thứ này mà làm PM thường khó hơn nhiều so với Dev.
Những anh em nào đã được đào tạo qua về PM đều biết rằng những công việc dưới đây là cần thiết:
1. Quản lý phạm vi dự án
2. Quản lý thời gian thực hiện dự án
3. Quản lý chi phí của dự án
4. Quản lý chất lượng của dự án
5. Quản lý nguồn nhân lực của dự án
6. Phối hợp về mặt thông tin giữa các bên
7. Quản lý rủi ro dự án
9. Quản lý việc mua sắm trong dự án
Chúng ta sẽ cùng phân tích các công việc theo độ khó giảm dần nhé.
1. Quản lý rủi ro: Đây là phần mình ghét nhất trong tất cả các phần bởi vì nó rất khó chịu. Thoạt đầu khi nhận dự án về thì cũng chẳng có gì là rủi ro cả, chuẩn bị con người, không đủ thì tuyển dụng, làm vài cuộc họp thế là mọi thứ bắt đầu hoạt động thôi. Thế nhưng dự án bắt đầu chạy là hàng tỉ vấn đề phát sinh. Tự nhiên trong nhóm có 2 ông tranh luận về lựa chọn công nghệ thế đâm ra ghét nhau, dự án có nguy cơ phải thay người. Tự nhiên có ông biến mất không dấu vết, tự nhiên khách hàng thay đổi specs, tự nhiên ... Và thế là họp liên miên, PM chắc chắn giai đoạn này sẽ phải đi 'nịnh Dev' còn trong đầu thì đang nghĩ, thôi chú để anh code luôn cho xong. Anh em cũng phải công nhận rằng do đặc tính văn hoá mà đôi khi chúng ta sống và làm việc rất cảm xúc, điều đó không ổn chút nào (bao gồm cả mình).
2. Quản lý nguồn nhân lực của dự án: Nếu như các công ty sản phẩm có thể dễ dàng trả 1 mức lương cực cao để khiến cho Dev có trách nhiệm cao hơn thì các công ty vừa và nhỏ hay các công ty outsource thì lại không có may mắn như vậy, dẫn đến là nhân sự dự án có thể thay đổi liên miên, có khi một số anh em đang làm dự án thì đi phỏng vấn, mang offer về và đòi 1 mức lương tương ứng thì mới làm tiếp, đó thực sự là cơn ác mộng cho quản lý dự án.
3. Quản lý chất lượng của dự án: Không chỉ có các offer hấp dẫn mà cách anh em dev còn quan tâm đến rất nhiều lĩnh vực khác nhau, thêm vào nữa là việc thiếu hụt nguồn lực nghiêm trọng dẫn đến cho chất lượng của dự án không thể đảm bảo được. Thêm nhiều QA thì lại càng làm tăng sâu sắc thêm những xung đột trong dự án và làm tăng chi phí quản lý lên nhiều lần. Nếu PM biết code thì còn có thể review được để ngăn chặn được vấn đề sớm, còn nếu PM không biết code thì những khi merge code làm mất code của khách hàng, vá chỗ nọ hổng chỗ kia thì lúc đó thì tiếng than thấu trời.
4. Phối hợp về mặt thông tin giữa các bên: Thật tệ là không phải anh em nào cũng học được ngoại ngữ hoặc sẵn sàng bỏ chi phí ra để học ngoại ngữ. Mà các dự án ở Việt Nam chủ yếu làm với khách hàng Nhật, Hàn, vậy nên nếu không biết ngoại ngữ đó thì phải thông quan phiên dịch. Thông qua phiên dịch thì lúc nào cũng phải phụ thuộc vào lịch trình của họ, mà thông dịch viên không thể nào hiểu hết được tất cả các từ nghĩ kỹ thuật. Nhưng mặc dù đã có thông dịch viên nhưng đôi khi vẫn bị những cái rất đau thương do việc không hiểu hết ý của khách hàng, dẫn đến làm sai và gây ra những vấn đề nghiêm trọng cho dự án.
5. Quản lý thời gian thực hiện dự án: Do những vấn đề về kể trên, hậu quả đó là thời gian của dự án sẽ bị kéo dài, và lúc này cũng sẽ ảnh hưởng rất nhiều tới khách hàng, bởi vì đối với các dự án hiện đại, các kế hoạch sản suất thường đi cùng với kế hoạch kinh doanh và marketing, chậm ngày nào thì sẽ thiệt hại rất nhiều ngày đấy.
Đến đây dài quá rồi, nói tóm lại thì PM là công việc phức tạp, phải chịu trách nhiệm trước nhiều bên và trong thời buổi biến động như thế này thì mọi thứ càng khó khăn hơn nhiều. Tuy nhiên đó là con đường anh em đã chọn vậy nên hãy kiên trì theo đuổi nó, gừng càng già càng cay, càng có nhiều kinh nghiệm thì anh em sẽ càng tháo gỡ vấn đề một cách dễ dàng.
 
Quản lý chi phí và bản chất!
 
"Một dự án dù có xuất sắc đến đâu nhưng lỗ vốn cũng đều được coi là thất bại", điều này đúng với hầu hết các dự án thương mại, bao gồm các dự án công nghệ thông tin. Nhưng thật không may là không phải ai cũng ý thức được điều đó. Và thậm chí một số PM còn không được biết đến tình hình tài chính của dự án, chỉ đâu thì đánh đó vậy thôi.
Chỉ có một số ít các dự án công nghệ thông tin có độ khó cực cao ít người làm được thì mới có quyền áp đặt giá, còn lại hầu hết các dự án khác đều là sản phẩm chịu giá, đơn cử nhất là các dự án outsource. Bây giờ hãy vào bài toán thực tế nhé anh em.
Công ty của anh em nhận được dự án 1 tỉ từ khách hàng làm trong 3 tháng, điều khoản phạt là 20% giá trị hợp đồng nếu dự án không hoàn thành xong. Cấp trên giao chỉ thị cho anh em chỉ được tiêu tối đa 250tr (không tính PM), nếu vượt quá thì PM không có thưởng, vì tình hình công ty luôn là 20% dự án nuôi 80% dự án còn lại. Bây giờ anh em sẽ làm gì để quản lý chi phí? Chúng ta sẽ cùng phân tích nhé.
- Với số tiền ít ỏi này thì không thể mua sắp trang thiết bị hay công nghệ gì rồi, nên thôi dẹp
- Số tiền phạt tương đối lớn và nếu dự án không hoàn thành được thì sẽ ảnh hưởng đến uy tín của cá nhân lẫn công ty nên cũng không dùng junior được
- Bản thân PM không biết code nếu thuê 4 ông senior thì đủ tiền trong 1 tháng và mình thì khỏi có lương luôn, nêu phương án này cũng dẹp
- Lần trước để 3 ông senior trong dự án thì đã nguyên 1 tháng để các ông cãi nhau về việc sử dụng công nghệ nào rồi, nên cũng dẹp
- Cũng lần N trước 1 senior, 2 junior và 1 QA, bug nhiều như mưa, rồi thì tranh cái giữ Dev với QA triền miên, nhớ có hôm bạn QA còn khóc lóc dỗ mãi mới được
- Vậy khả dĩ nhất là 2 senior (50tr), 1 middle-senior (35tr), công nghệ thì sẽ đi hỏi người quen chuyên gia trong công ty hoặc bên ngoài rồi fix luôn, phần test rồi làm tài liệu thì mình care luôn
Lịch trình sẽ là:
- 1 tháng đầu: làm full 3 người, PM lo giao tiếp, báo cáo, đàm phán với khách hàng và các bên liên quan, tối tranh thủ về test, trích ra 1 quỹ tầm 3tr để thỉnh thoảng đưa anh em đi ăn hay mua đồ OT, vì với khối lượng công việc thế này thì chắc chắn phải OT rồi.
- tháng thứ 2: dự án đã hoàn thành được 80% khối lượng, vậy rút 1 senior ra, sau nửa tháng dự án hoàn thành 95% rút tiếp 1 senior, trích quỹ 2tr cho 2 người
- tháng thứ 3: giữ lại 1 middle-senior và kết thúc đóng dự án thì rút hết người, số 15tr còn lại thì bù vào chi phí đi lại, giao tiếp với khách hàng và mời anh em đi ăn kết thúc dự án.
Vậy tổng chi phí sẽ là: (50*2 + 35 + 3) + (50/2 + 35 + 2) + 35 + 15 = 250tr Tuyệt vời!
Nghe thì có vẻ đơn giản, nhưng kỳ thực chứa đựng rất nhiều rủi ro. Theo 1 nghiên cứu thì chỉ có 13% nhân viên trong 1 công ty là hết sức hết lòng, còn lại thì không chắc chắn. Vậy nên rủi ro cho dự án ở đây là anh em không chọn được người làm hết sức, họ có thể từ chối OT, làm hết trách nhiệm hoặc thậm chí là chày bửa. Và tệ hơn nữa trong mọi vấn đề thì con người là khó giải quyết nhất. Vậy nên mặc dù là bài toán quản lý chi phí, nhưng hoá ra lại là bài toán xử lý các mối quan hệ. Làm gì thì làm anh em vẫn phải tạo ra được 1 đội ngũ sẵn sàng làm việc hết mình vì lợi ích chung và việc đó thì không thể trong ngày 1 ngày 2 được. Đó là cả một quá trình rất dài đòi hỏi anh em phải hy sinh từ trước.
Nếu như không thể có được 1 đội ngũ thân tín thì phải là một công ty có 1 quy trình tuyển dụng và đào tạo thật tốt từ kỹ thuật và mindset thì may ra anh em mới có thể hoàn thành được dự án đúng thời hạn, đúng ngân sách như doanh nghiệp yêu cầu. Nhưng cuộc sống không như là cuộc đời, số công ty như vậy có thể chỉ chiếm 2% mà thôi.
Vậy nên ngay khi anh em chuẩn bị chuyển sang ngạch PM, hãy trang bị cho mình kỹ năng tạo dựng các mối quan hệ thật tốt với những nhân sự quan trọng, có năng lực và tinh thần làm việc tốt, nếu không cho dù anh em có bao nhiêu chứng chỉ đi chăng nữa thì công việc của anh em sẽ vẫn gặp muôn vàn khó khăn.
 
Con đường sự nghiệp!
 
Để trở thành 1 PM nghe thì nghe có vẻ đơn giản, ở bất kỳ vị trí nào cũng có thể trở thành PM được, nhưng rất tiếc có những anh em sẽ mãi mãi không bao giờ phù hợp với vị trí này nếu không chịu thay đổi bản thân.
Ở Việt Nam thì mình không tìm thấy số liệu nhưng ở Mỹ thì có khoảng 603,120 PM với độ tuổi trung bình khoảng 46 trong đó 38,1% là nữ giới, vậy đây sẽ là con đường phù hợp để giải đáp cho chúng ta câu hỏi là sau 40 tuổi thì làm cái gì.
Như đã phân tích ở những bài trước, anh em có thể thấy PM không bao giờ chỉ thuần tuý về kỹ thuật mà nó là sự kết hợp mềm mại giữa nghệ thuật lãnh đạo và các kỹ năng quản lý. Để trở thành một PM giỏi thì tối thiểu anh em phải có 10% năng khiếu lãnh đạo và cuộc sống thì vốn dĩ chẳng có sự công bằng nào cả, có những sinh ra đã được ông trời ban tặng cái gọi là: hữu xạ tự nhiên hương, nghĩa là có những người sẵn sàng xả thân vì anh em có khi không vì điều kiện nào cả. Còn có những người thì sinh ra đã mang trong mình những bản chất không tốt, nói thì chẳng ai nghe mà phải rèn giũa rất nhiều năm mới thay đổi được.
Vậy nên nếu từ trước đến giờ anh em chưa bao giờ xây dựng được cho mình bất kỳ mối quan hệ tốt đẹp nào với những người làm kỹ thuật khác, anh em vô tình bị rơi vào việc đố kỵ, cảm tính hay tóm gọn lại là EQ thấp thì chắc chắn thời điểm hiện tại anh chưa phù hợp để làm PM đâu. Hãy chậm lại ít nhất là 1 năm để xây dựng các mối quan hệ (là đội nhóm lý tưởng anh em đang nghĩ tới), đi học các kỹ năng mềm họ sẽ đào tạo cho anh em cả về mindset lẫn khả năng thuyết trình. Sau đó thấy mình thay đổi được thì hãy tính tiếp.
Tiếp theo hãy xem xuất phát điểm của anh em ở đâu để tìm ra con đường anh em đi cho phù hợp nhé.
Có một thực tế rằng phụ nữ sẽ dễ thành công hơn đàn ông trong vai trò là người quản lý, vì phụ nữ sinh ra đã được trang bị sẵn khả năng đọc ngôn ngữ cơ thể, nhạy bén và tinh tế trong mọi tình huống giao tiếp, vậy nên chỉ cần họ quản lý được cảm xúc thật tốt thì chắc chắn việc thành công chỉ là sớm hay muộn.
Nếu anh em vừa mới ra trường: Tốt hơn hết anh em hãy đi làm một cái gì đó trước liên quan đến 1 loại nghiệp vụ, ví dụ như tài chính, kế toán ... Vì rốt cuộc thì PM cũng chỉ quản lý một vài loại hình dự án mà thôi, nếu không có kiến thức về nghiệp vụ thì gần như anh em bị mù đường, anh em không thể kiểm soát được chất lượng của dự án và cái giá phải trả sẽ rất đắt.
Nếu anh em là Dev: Đây là một lợi thế lớn khi anh em có thể kiểm soát chất lượng dự án tốt hơn đến từng dòng code, nhưng làm dev nhiều nắm sẽ khiến tính nết anh em bị khô cứng, cá tính phát triển mạnh và điều này ảnh hưởng rất mạnh đến giao tiếp, nên tốt hơn hết là anh em hãy chịu khó đi giao tiếp hay tham gia một khoá về kỹ năng mềm.
Nếu anh em là QA: Đây cũng là một lợi thế lớn khi anh em có thể kiểm thử được sản phẩm đầu ra, giúp anh em an tâm hơn mỗi lần release. Tuy nhiên cũng giống như Dev, anh em cũng gặp nhiều khó khăn trong giao tiếp, vậy nên kỹ năng mềm cũng là một yếu tố cần bổ sung.
Nếu anh em là phiên dịch viên: Rõ ràng là anh em đã tiết kiệm được vài năm học tiếng và khả năng giao tiếp rồi, giờ chỉ cần bổ sung kiến thức về nghiệp vụ nữa thôi là tuyệt vời.
Song song với những công việc kể trên thì anh em hãy:
1. Học và thi chứng chỉ PMP: Nó sẽ cho anh em các kiến thức tổng quan về quản lý dự án.
2. Học và thi chứng chỉ scrum master: Nó sẽ giúp anh em hiểu thêm về scrum, mình cũng có chứng chỉ này nhưng thi thố như trò trẻ con.
3. Học và thi chứng chỉ product owner: Nó sẽ giúp anh em hiểu thêm về scrum và các phần việc mà 1 PO phải làm.
4. Học ngôn ngữ bản địa của khách hàng, tiếng Anh, tiếng Nhật, tiếng Hàn anh em học được càng nhiều thì thị trường của anh em sẽ càng rộng.
5. Học thuộc lòng các nghiệp vụ của loại dự án mà anh em định quản lý, PM mà giao toàn bộ chất lượng cho người khác mà không có bước tự kiểm tra là tự sát.
6. Hãy thử thực hành quản lý dự án từ nhỏ cho đến lớn. Cái sai lầm của mấy ông Dev khi mới chuyển sang PM là cứ nghĩ mình quản lý bao nhiêu người chả được, nhưng cuối cùng bị quật cho sấp mặt và rồi lại quay ra chê trách mấy anh em Dev ý thức tồi.
* Với các anh em chưa biết code là cái gì cũng nên tìm hiểu và hiểu được 1 chút về code để hiểu được Dev đang nói đến cái gì, vì mấy ông Dev nói chuyện tương đối khó hiểu với người bình thường.
Tóm gọn lại là PM sẽ yêu cầu nhiều kinh nghiệm và nó không hề dễ dàng. Tuy nhiên nó cũng thú vị ở chỗ là từ mọi xuất phát điểm anh em đều có thể trở thành PM, vậy nên mình cũng chúc anh em . sớm trở thành PM giỏi và quản lý những dự án triệu đô nhé, cám ơn anh em đã đọc đến đây!